Planning à la Semaine | Pourquoi et Comment le réaliser

Définition

Se présentant généralement sous l’apparence d’un tableau explicite et coloré, le planning à la semaine est une sorte de calendrier ou semainier pour entreprise. Sous ses airs enfantins, il s’avère une solution puissante pour optimiser la gestion du temps. Du lundi au vendredi, du mardi au samedi, etc., il offre une photographie hebdomadaire exhaustive ainsi qu’une vision précise des tâches à accomplir chaque jour. De telle sorte que dirigeant, manageur ou collaborateur puissent identifier les actions à mener et les priorités.

Un planning à la semaine permet — telle une cartographie sur plusieurs jours consécutifs — de :

• répartir les plages horaires pour répondre aux besoins de l’entreprise ;
• décomposer les périodes de travail(travail effectif, pause déjeuner, réunions, formations, etc.) ;
• partager les disponibilités de chacun entre les différents membres de l’équipe ;
• mettre en relief l’organisation dans son ensemble pour davantage de proaction.

Ce calendrier reste bien évidemment à adapter au business plan de la société qui l’utilise..

L’avantage de s’Organiser

Pouvoir se référer à un tableau qui centralise toutes les activités est un confort de travail qui contribue au bien-être général. Tel un coach sportif détaillant sur un tableau la position et le rôle de chaque joueur sur le terrain, chacun sait à quoi s’attendre à titre individuel et collectif :

• Travail à réaliser à l’instant T ;
• positionnement de ses équipiers ;
• situation des services connexes ;

L’avantage d’être Flexible

Ce qui nous amène à ce deuxième avantage : la souplesse. Imaginez que vous vous trouviez au volant de votre véhicule avec un itinéraire tout tracé. Cependant, face à la météo, d’éventuels travaux ou un accident : même avec un bon GPS, la route ne sera surement pas telle que vous l’aviez imaginé. Il vous faudra peut-être gérer les imprévus pour mieux repartir. Il en va de même lorsque vous concevez votre planning à la semaine. Car, ce dernier établit une ligne de conduite idéale, mais il n’est jamais figé. Il s’agit d’un semainier hebdomadaire visant à vous accompagner, mais c’est vous qui pilotez.

L’avantage d’Anticiper

Conséquence de la flexibilité : la priorisation et l'anticipation. Dans la mesure où vous avez un projet en cours déterminant, il vous sera plus facile d’appréhender ses répercussions au sein de l’équipe. Pour cela, il vous suffira de structurer le projet en plusieurs étapes ou d’associer de nouveaux collaborateurs. Ainsi, vous pourrez :

• garder le contrôle sur l’organisation détaillée;
• respecter les délais.

L’avantage d’être Pédagogique et Productif

En utilisant un outil de gestion du temps de travail en ligne, il sera très facile de créer un planning clair, respectueux du rythme de chacun. Par ailleurs, toute modification étant visible dès l’enregistrement des données, les participants sont avertis instantanément de l’activité d’une personne, de sa présence en réunion, etc. Déjouer les échanges superflus (qui sont légions du lundi au vendredi), aura pour avantage de valoriser les individus et d’influer généreusement sur la productivité.

En résumé

Organiser les tâches quotidiennes avec un planning hebdomadaire favorise la compréhension, la cohésion et donc la réussite de vos missions. Avec l’habitude, il permet de partager et de canaliser rapidement objectifs individuels et commun d’un seul coup d’œil. De quoi envisager la semaine qui commence sereinement, et ce, quel que soit son rôle dans l’entreprise.

Vous ne savez pas par quoi commencer ? Voici les 5 principales étapes pour y parvenir.

Lister vos tâches

En partant des tâches principales jusqu’aux plus petites :

• Faites un récapitulatif sous forme de liste ou d’arborescence (ce qui vous semble le plus parlant), de tous les objectifs à atteindre.
• Réunissez la totalité des informations dans un seul et unique endroit qui vous servira de base de données pour construire vos calendriers hebdomadaires.
• Créez-vous un modèle de listes de tâches que vous affinerez au fur et à mesure avec de la pratique.

Lister vos ressources

Pour chaque projet à réaliser, vous aurez besoin d’y affecter une équipe voire plus précisément, des collaborateurs. Pour cela, il est primordial de faire l’inventaire de vos ressources, c’est-à-dire :

• Le nombre de services
• Le rôle des équipes
• La qualification et les noms des personnes pouvant répondre aux besoins.

Cette première étape est essentielle quant à la présentation des lignes et des colonnes qui apparaitront sur votre futur planning à la semaine.

Notre conseil pour ces 2 premières étapes (et les suivantes) :en le faisant à plusieurs, ce sera plus stimulant et vous limiterez les oublis.

Définir vos priorités et leurs échéances

Autre phase cruciale : à partir des plages horaires qui vous concernent, reprenez votre arborescence ou votre liste de tâches pour en définir les priorités. À savoir que pour chaque ligne de tâche ou d’objectifs à la semaine, il vous faudra :

• Affecter une échéance correspondante ;
• Déterminer le temps nécessaire à son accomplissement ;
• Sélectionner les ressources humaines garant de sa réussite ;
• Évaluer le moment propice pour démarrer le projet ;

Notre conseil pour cette 3e étape :
Préférez des intitulés clairs et synthétiques pour réaliser votre planning hebdomadaire et prévoyez systématiquement une marge de manœuvre pour pallier les imprévus. (Jours et collaborateurs de substitution en cas d’absences.)

Planifier vos missions par importance

Hiérarchiser ses tâches hebdomadaires, relève parfois du casse-tête. Raison pour laquelle un planning à la semaine vous permettra plus facilement de les agencer. Parmi ces priorités :

• Distinguez les objectifs à court et à long terme ;
• Scindez les échéances lointaines en tâches courtes ;
• Répartissez le fractionnement des missions sur plusieurs semainiers.

Notre conseil pour cette 4e étape :
Communiquez les informations le plus tôt possible à vos équipes. Elles apprécieront l’initiative et seront plus à même de se préparer en amont.

Faire un point par semaine

Que ce soit en début, en milieu ou en fin de semaine, à vous de choisir votre rythme. Mais, ne négligez pas la réalisation d’un point hebdomadaire qui vous permettra :

• D’encourager vos collaborateurs ;
• De vous assurer que vous êtes dans le timing ;
• D’identifier rapidement les freins ou les obstacles ;
• De trouver des solutions pour rebondir aussitôtt ;

Notre conseil pour cette 5e et dernière étape :
N’hésitez pas à faire participer votre cercle de collaborateurs. Ils pourront vous offrir leur propre vision et seront d’autant plus impliqués dans le projet et ses délais.

Créer un planning hebdomadaire

Les plannings Excel

Outil de prédilection de nombreuses entreprises, le célèbre tableur offre une mise en place efficace et une première expérience en autonomie. En effet, dès lors que vous maîtrisez ses fonctionnalités, il sera pratique et rapide de créer un calendrier hebdomadaire pour l’implémenter à l’entreprise.

Les plus d’un tableau de gestion Excel

À cet effet, vous trouverez sans encombre toutes sortes de semainiers préétablis via les supports Microsoft. Des modèles de planning accessibles aux utilisateurs, qu’il vous faudra sélectionner et personnaliser selon vos ressources et missions. Parfait pour une organisation figée, mais plus astreignant lorsqu’il s’agit de faire évoluer son planning au cours de la semaine.

Les inconvénients d’un planning Excel

Pratique pour débuter dans la gestion de planning, le tableau Excel peut — a contrario — s’avérer sources d’erreurs. Ce type de dispositif n’étant pas vraiment intuitif, il demande une grande rigueur et des compétences dignes d’un virtuose. Même sur une petite structure, dites-vous que sa réussite reposera entièrement sur vos épaules. Une gestion de planning qui a ses limites, puisque très prenante pour celui qui en a la responsabilité.

Les plannings en ligne et les logiciels

Il s’agit d’une « nouvelle » génération de plannings, qui rivalise de fonctionnalités pour vous faciliter le quotidien. Mais, une génération pas si « nouvelle » que cela en réalité. La preuve, chez PlanningPME, cela fait plus de 20 ans que nous développons des solutions innovantes pour la gestion du planning en entreprise. En effet, depuis 2002, nous n’avons de cesse de vous offrir des alternatives de plus en plus performantes et collaboratives, tout en veillant à concilier humain et productivité.

Avantages d’un semainier connecté

• Se paramètre pour se calquer à votre cœur de métier.
• Permet de réaliser des plannings conformes à la législation.
• Limite les erreurs humaines.

Réaliser un planning hebdomadaire grâce à un pilotage assisté vous ouvrira la voie d’une organisation sereine. D’autant, si votre profession nécessite des ajustements fréquents.

Les solutions PlanningPME

Horaires du personnel, congés et absences, gestion de tâches, projets, occupation des salles de réunion, projets, télétravail, formations etc. : nos solutions intuitives concernent toutes les exigences-métier, quelle que soit la taille de l’entreprise.

• Des logiciels de planning automatisés ;
• Des plannings en ligne collaboratifs ;
• Des services d’assistance, de conseils et de formations ;

Intéressé par un planning à la semaine efficient et interactif ? PlanningPME répond à vos premières questions.