Planning des salles
Gérez sans effort l'occupation des salles et trouvez facilement les espaces disponibles pour vos réunions, formations et autres événements grâce à notre logiciel de planification de salles.
Optimiser le planning de réservation de salles est essentiel pour garantir une utilisation efficace des espaces de réunion au sein d'une entreprise. Un bon planning d'occupation de salles de réunion permet de maximiser la disponibilité et de minimiser les conflits d'horaires. Pour faciliter cette gestion, il est crucial de créer un planning partagé pour salles de réunion, accessible à toutes les équipes en temps réel. Cela simplifie la gestion du planning des salles en permettant aux employés de planifier facilement les réunions, conférences, ateliers, cours ou autres événements et d'assurer que les équipements nécessaires sont disponibles, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.
Fonctionnalités phares du planning de salles
Filtres
Gestion des ressources humaines et/ou matérielles
E-mail et notifications
Gérez tous types de salles et le matériel associé
Découvrez comment gérer le planning des réservations de salles pour les réunions, formations, séminaires... Planifiez l'occupation des salles en quelques clics en fonction de critères définis par vos soins (équipements présents dans la salle, capacité d'accueil, type de salle...) Avec PlanningPME, prévoir une formation à l'avance ou trouver une salle à la dernière minute devient un jeu d'enfant.
Avec un planning partagé, vous pouvez gérer efficacement la disponibilité des salles et organiser vos rendez-vous selon votre emploi du temps. L'agenda en ligne de PlanningPME vous permet de visualiser en temps réel le taux d'occupation et de vérifier la capacité d'accueil de chaque salle de conférence. Grâce à une meilleure coordination, vous pouvez planifier des sessions de nettoyage entre les réservations, assurant ainsi un environnement impeccable pour chaque événement. Cela facilite l'organisation et garantit que toutes les salles répondent aux besoins de vos réunions, formations et séminaires.
Gérez les réservations de salles efficacement
Comment optimiser la planification des salles de réunion, de conférence et du matériel associé? Comment faire face aux changements de réservations des salles ? PlanningPME permet de gérer tous types de salles ainsi que l’utilisation du matériel, les ressources et aussi les équipements disponibles pour une salle en particulier. Quelques clics suffisent pour gérer une ou plusieurs salles que ce soit pour organiser une réunion, une formation ou un rendez-vous, en définissant en créneaux horaire spécifique.
Plusieurs vues du planning sont disponibles permettant d’avoir une vision détaillée ou globale de l’occupation des salles. Vous pouvez changer l'affichage de la période temporelle à l'écran, pour passer d'une vue journalière à une vue mensuelle des réservations de salles par exemple. Vous pouvez également créer une réservation de salle, la modifier ou la supprimer très rapidement. Des fonctionnalités pratiques vous indiquent les conflits dans le planning si par exemple une salle, ou une ressource ne sont pas disponibles au moment souhaité.
Grâce à la fonction de filtres, vous pouvez filtrer les données du planning pour afficher uniquement les réservations liées à un client, ou un type de prestation réalisée comme un séminaire par exemple.
Concernant l'historique, tous les événements sont conservés dans le planning afin de pouvoir accéder au détail des réservations antérieures d'un client ou d'une salle si besoin.
Etudes de cas clients - Témoignages
Notre entreprise est active dans la formation continue et professionnelle, nous gérons environ 80 collaborateurs - intervenants et 15 salles de cours avec PlanningPME. Nous intervenons également sur les sites de nos clients et avons trouvé avec PlanningPME une bonne manière d'administrer nos interventions. Après une recherche de plusieurs mois, nous avons choisi PlanningPME parce qu'il répondait à la plupart de nos besoins et correspondait à l'investissement modéré prévu. Nous tenons à témoigner de l'excellente adéquation du logiciel avec nos besoins. L'implantation s'est fait très facilement et le logiciel répond parfaitement à nos attentes.
Découvrez le témoignage du client Bâtiment 4
L'Association Bâtiment IV utilise PlanningPME pour gérer l'organisation d'événements culturels
Présentation de la société
Bâtiment 4 est un tiers lieu culturel, avec une trentaine de salles réparties sur un bâtiment de 3000m2 en libre-service, réservables par les membres permanents des associations et les membres également non permanents. Les salles sont réservables pour de courte durée mais également pour des évènements qui peuvent durer quelques semaines.
Bâtiment 4 a été créée en septembre 2020. Le public visé est le public de la ville de Esch sur Alzette qui va être la capitale de la culture européenne en 2022.
Tous les luxembourgeois sont donc visés ainsi que les étrangers qui viendront visiter cette nouvelle capitale européenne.
Besoins de planification
On a des salles dédiées au théâtre, d’autres à la danse et d’autres pour des colloques, des réunions et des expositions. L'objectif était de pouvoir gérer les disponibilités des salles dans un outil de planning accessible par toutes les associations. Le Bâtiment IV est multiculturel et multitâches. Nous possédons de grandes salles de 111m2. Des scènes seront installées pour les salles dédiées au théâtre. Information importante : les personnes appartenant aux différentes associations les auront gratuitement. Les entreprises externes devront payer la prestation de réservation de salle.
Gérer la réservations des salles pour tous types d'événements
Trois sociétés ont été consultées au départ car l’entreprise était au début de son activité et recherchait l’outil idéal. Pour nous, PlanningPME est un planning intuitif simple à utiliser et consultable par tout le monde, même en simple visualisation.
Le responsable administratif et le facilitateur artistique sont responsables de l’utilisation du planning.
De leur côté, les responsables des associations peuvent également accéder au planning et créer les réservations de salles pour leurs différents événements. Concernant le matériel, les gens le loueront en externe. Bâtiment IV offrira des chaises, un rétroprojecteur dans la salle de réunion qui sera installable également dans les grandes salles pour faire des colloques.
FAQ
Voici les 5 étapes pour faire un planning de réservation de salles:
- Choisir un outil de planification en ligne : Choisissez un système de réservation en ligne ou un logiciel de gestion de salles qui permet aux utilisateurs de voir les disponibilités en temps réel et de faire des réservations facilement.
- Enregistrer les salles et leurs spécificités : Documentez chaque salle de réunion avec ses capacités, équipements disponibles et toute autre spécificité pertinente.
- Définir les types de réservations : Établissez des catégories de réservations, telles que les réunions internes, les formations, ou les présentations, pour mieux organiser l'utilisation des salles.
- Créer des utilisateurs : Ajoutez tous les employés au système de réservation, en leur assignant les droits nécessaires pour réserver les salles.
- Publier le planning sur un écran : Affichez le planning des salles de réunion sur un écran dans une zone commune pour une visibilité immédiate.
Voici les 6 étapes pour faire un planning de salles:
- Évaluer les besoins : Identifiez les périodes de forte demande et les besoins spécifiques de chaque équipe ou utilisateur pour optimiser l'utilisation de la salle de réunion.
- Choisir un outil de gestion : Utilisez un outil de réservation comme Excel, Google Calendar, Outlook, ou une application de résevation de salles.
- Définir les règles de réservation : Établissez des règles claires pour la réservation, telles que la durée maximale des réunions, les priorités d'utilisation, et les délais de préavis pour les réservations afin de garantir une utilisation équitable.
- Créer des créneaux horaires : Définissez des créneaux horaires disponibles pour la réservation en fonction des heures de travail et des périodes de forte demande, assurant ainsi une distribution équilibrée des disponibilités.
- Communiquer les procédures : Informez tous les utilisateurs des procédures de réservation, y compris comment réserver, modifier ou annuler une réservation, pour assurer une compréhension commune et éviter les conflits.
- Surveiller et ajuster : Surveillez l'utilisation de la salle et ajustez les créneaux horaires ou les procédures de réservation en fonction des besoins et des retours des utilisateurs, afin de maintenir une gestion efficace et adaptée.
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