Comment décaler une réunion, un rendez-vous, un événement ou toute autre tâche?

Les raisons courantes incluent :

• Double réservation ou changements de priorité
• Maladie, tâches urgentes ou urgences
• Participants clés ou employés non disponibles

Décaler une réunion n'est pas un échec, c'est une réalité courante. L'essentiel est de le gérer de manière professionnelle.

Testez PlanningPME pour gérer les changements de planning

Voici des exemples des trois types de changements de planning les plus courants rencontrés dans différents secteurs.

Un technicien prévu pour une installation mardi annonce qu’il est tombé malade

• Impact sur l'organisation : Les tâches ou rendez-vous doivent être réaffectés ou reportés
• Solution : Réaffectez la tâche d'installation à un autre technicien disponible ayant les mêmes compétences, ou reportez-la lorsque celui-ci sera de nouveau disponible. Informez le client si la date de l'installation change.

Un client demande à déplacer son rendez-vous du jeudi après-midi au vendredi matin.

• Impact sur l'organisation : Les travaux prévus doivent être retardés ou ajustés
• Solution : Mettez à jour votre planning et les ressources concernées ; envoyez une nouvelle confirmation au client et à l'équipe. Proposez une autre date si vous n'avez pas de disponibilités dans votre planning.

Il y a un problème opérationnel ou technique (panne d'équipement, retard de livraison, mauvais temps)

• Impact sur l'organisation : Les tâches ne peuvent pas commencer ou se terminer comme prévu
• Solution : Identifiez les tâches et ressources concernées, puis ajustez le planning en les reportant ou en les réaffectant. Informez les clients ou équipes concernés, et priorisez la reprise des opérations normales une fois le problème résolu.

1. Communiquez rapidement et clairement : Prévenez les participants en avance au sujet d’un report de rendez-vous, idéalement 24 heures avant ou le plus tôt possible
2. Utilisez des objets d’e-mail clairs : Rendez votre modèle d'email aussi clair que possible. Par exemple, le sujet pourrait être : « Déplacement Réunion : [Nom de la réunion] le [Date] »
3. Excusez-vous brièvement : S'excuser pour le changement de dernière minute suffit. Donnez une raison concise en une phrase.
4. Proposez 2 à 3 créneaux horaires disponibles : Pour augmenter les possibilités de trouver un autre créneau commun et minimiser les allers-retours, proposez plusieurs options.
5. Demandez une confirmation : Pour s'assurer que tout le monde est d’accord et présent au prochain rendez-vous, demandez à tous les participants de confirmer leur présence.
6. Remerciez les destinataires : Une fois que vous trouvez un créneau commun à tous, montrez votre reconnaissance en remerciant tous les membres impliqués.
7. Utilisez un outil de planification en ligne : Gagnez du temps et réduisez le stress en utilisant un logiciel de planification comme PlanningPME pour avoir une vue claire de la disponibilité des employés et envoyer des emails automatiques personnalisables aux étapes pertinentes.

Voici quelques modèles que vous pouvez utiliser pour gérer la reprogrammation de tout type d'événements : réunion, rendez-vous…

Modèle 1 : Modèle général à adapter

Objet : Déplacement de notre [Nom de la réunion] le [Date d'origine]

Corps
Bonjour [Nom],

Je suis désolé, mais je dois reprogrammer notre réunion initialement prévue pour le [Date] à [Heure] en raison de [Brève raison]. Est-ce que [Option de date 1] ou [Option de date 2] vous conviendrait ?

Veuillez me faire savoir lequel vous préférez ou n’hésitez pas à me partagez vos disponibilités. Merci d’avance pour votre flexibilité !

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 2 : Un participant clé n'est pas disponible

Objet : Besoin de reprogrammer notre [Nom de la réunion] le [Date originale] en fonction des disponibilités de l’équipe

Corps
Bonjour [Nom],

[Nom] s'excuse, mais en raison d'un changement de dernière minute, il ne pourra pas se joindre à nous. Comme sa présence à cette réunion est indispensable, il vaut mieux la reporter.
Veuillez me faire savoir quelles dates vous conviennent le mieux dans votre agenda :
Option 1 : [Date et Heure]
Option 2 : [Date et Heure]
Option 3 : [Date et Heure]

Merci de votre compréhension.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle 3 : E-mail de confirmation

Objet : [Nom de la réunion] reprogrammée le [Nouvelle date]

Corps
Bonjour [Nom],

Veuillez noter que la date de [Nom de la réunion] a été changée pour le [Date et Heure].
Merci encore pour votre compréhension et votre flexibilité.

Cordialement,
[Votre nom]

Avec un logiciel de planification en ligne comme PlanningPME, reprogrammer tout type d'événements devient facile grâce à des fonctionnalités utiles qui font gagner du temps.

1. Gérer les doubles réservations : Soyez informés de toutes les doubles réservations grâce aux alertes et à une interface claire et ergonomique
2. Trouvez des créneaux communs en un coup d’œil : En tenant compte des heures de travail, des tâches en cours et des absences des employés, l'outil de planification propose le prochain créneau horaire disponible pour tous les participants. Vous pouvez également filtrer manuellement le planning pour les ressources concernées afin d’ identifier visuellement tous les créneaux disponibles.
3. Utilisez la fonctionnalité Glisser-déposer pour reprogrammer un rendez-vous : Déplacez des réunions ou des tâches avec un simple glisser-déposer. Pas besoin de modifier chaque événement manuellement.
4. Réaffectez facilement des tâches : Si quelqu'un est absent ou surchargé, sélectionnez plusieurs tâches et affectez-les à un autre membre de l'équipe en quelques clics seulement.
5. Gérer les tâches qui n’ont pas encore été attribuées : Utilisez le panneau « à planifier » comme une liste de tâches pour stocker les tâches non attribuées, puis assignez ces tâches aux ressources lorsque vous êtes sûr de leur disponibilité.
6. Envoyez des rappels automatiques tout au long du processus : Une fois que vous changez le statut d'une tâche ou que vous la reprogrammez, des notifications seront envoyées automatiquement aux personnes concernées. Pas besoin d’envoyer d’e-mails supplémentaires.
7. Partagez le planning : Invitez facilement des employés ou des clients sur le planning avec un accès spécifique en lecture ou en écriture.

Avantages de combiner un e-mail adapté (communication claire, dans les temps et polie) avec la puissance de PlanningPME (fonctionnalités pour une planification intelligente et des alertes automatiques) :

• Respectez l’emploi du temps de votre équipe
• Réduisez la charge administrative
• Évitez les doubles réservations et les malentendus
• Informez tout le monde sans effort

C’est normal de déplacer des réunions, mais avec la bonne approche, cela ne doit pas être un casse-tête. Suivez ces directives et reprogrammez les réunions comme un pro, tout en restant organisé et en gardant votre équipe sur la bonne voie.