Planification des événements

Gérez vos événements quotidiens sur le planning: formations, RDV, horaires,interventions. Quelque soit votre activité, le logiciel peut s'adapter à vos besoins de planification.
Sur le planning, un événement est représenté par un rectangle de couleur pleine.

Création des événements

Vous avez différentes possibilités de créer vos événements sur le planning :

Différentes façon de créer un événement

-> Dessiner un rectangle sur le planning avec le clic gauche de la souris

-> Via un simple clic gauche : clic gauche sur un espace vide sur le planning.

-> Cliquez sur le bouton Ajouter "+" et sélectionnez "Nouvelle tâche".

La fenêtre ci-dessous apparaitra :

événement du planning

Copier/ Coller
Sélectionnez l'événement puis faites un clic droit puis « Copier ». Puis placez vous à l'endroit que vous souhaitez et faites un clic droit « Coller ». Toutes les informations contenues dans l'événement seront sauvegardées.

Auto-complétion / Saisie intuitive

Sélectionnez facilement un client ou un projet en tapant les premières lettres dans la zone de recherche

La saisie intuitive est une fonctionnalité permettant à PlanningPME Web Access de suggérer une liste de résultats grâce aux deux premières lettres d'un mot tapées par l'utilisateur sans que celui-ci doive taper l'intégralité du mot.

La saisie intuitive est désormais disponible dans toutes les listes déroulantes lors de la création d'une tâche. Cette option est pratique lorsque vous avez une longue liste de clients et/ou de projets : vous aurez alors une zone de saisie intuitive au lieu d'avoir à parcourir une longue liste déroulante.
Le nombre de libellés chargés dans la liste déroulante peut être modifié par l'administrateur du planning depuis le menu Paramètres -> Options -> Général: Vous pouvez changer le nombre de libellés chargés par défaut

Affecter un événement à plusieurs ressources

Vous allez pouvoir affecter une tâche à plusieurs ressources en un tour de main ! Pour cela, depuis la fenêtre "Evenement", au niveau du champ "Ressource", sélectionnez "plusieurs" au lieu de 'une seul'. L'onglet "Ressources" apparait: affectez les ressources que vous désirez puis cliquez sur Enregistrer pour valider votre choix.

Création de tâches multi-ressources

Sélectionnez seulement les ressources disponibles
Lors de la création d'une tâche, vous pouvez directement sélectionner les ressources disponibles en cochant la case "Disponible" depuis cet onglet "Ressources".

Sélectionnez vos ressources par service ou par type
Vous avez la possibilité de filtrer les ressources disponibles par service ou par type depuis cet onglet "Ressources".

Dissocier une tâche Multi-ressources
Vous pouvez dissocier les tâches assignées à plusieurs ressources pour l'attribuer à une ressource indépendamment des autres. Pour ce faire, sélectionnez l'événement, puis faites un clic droit et sélectionnez "dissocier".

Gestion des événements périodiques

Un événement périodique est une action qui se répète dans le temps à intervalle régulier. Vous pouvez créer une tâche récurrente dans le but de gagner du temps. La fonction « périodicité » aidera à la gestion des réunions mensuelles, rendez-vous annuels…

Gestion des événements périodiques

Créer un événement périodique
Lorsque vous créez une tâche, cliquez sur le bouton « Périodicité »: L'onglet "periodicité" s'ouvre avec ces différentes options:
Jours: durée en jours
Journée entière: tâche en journée entière ou en heures avec heure de début et de fin à déterminer
Périodicité: Quotidienne, Hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Dates: Entrez les dates de début et éventuellement date de fin puis validez en enregistrant.

Supprimer une occurrence ou supprimer une série
Vous pouvez supprimer l'occurrence d'une tâche périodique ou supprimer toute la série. Pour ce faire, vous devez sélectionner la tâche et effectuer un clic droit sur la souris.
Si vous voulez supprimer seulement la tâche sélectionnée, alors choisissez « L'occurrence ».
Si vous voulez supprimer toute la périodicité, alors choisissez « La série ».

Modification d'un événement dans la périodicité
Clic droit puis sortir de la périodicité. Vous pouvez alors modifier cet événement indépendamment des autres.

Modification d'un événement

-> Double clic gauche sur l'événement

-> Clic droit puis "Ouvrir"

-> Glisser/Déposer: glissez et déposez l'événement directement sur une nouvelle date et/ou sur un nouvel employé.

-> Cliquez sur le bouton Ajouter "+" et sélectionnez "Nouvelle tâche".

Interdire la modification d'un événement

Verrouiller vos tâches
Vous pouvez verrouiller les tâches dans le but que personne ne puisse les modifier sans votre autorisation. Seule la personne responsable du verrouillage ou l'administrateur sera autorisé à déverrouiller les tâches, en sélectionnant « Déverrouiller ».

Interdire la création et la modification d'événements
Pour paramétrer cette option, il vous suffit d'aller dans le menu Paramètres-> Options -> General -> Interdire la création et la modification des tâches antérieures à…

->antérieures au jour d'aujourd'hui

-à une date précise

Forcer la création d'un événement

Lorsqu'une ressource est déjà occupée
Vous avez la possibilité de forcer la création d'un événement même si la ressource est déjà occupée.
Si vous forcez la création de la tâche, deux tâches se superposeront sur la ligne de la ressource sur l'espace de planification.

Lorsque la ressource n'est pas compétente
Vous avez la possibilité de forcer l'affectation d'une tâche à une ressource qui n'a pas les compétences requises. Vous obtiendrez un message d'alerte. En validant sur Ok, la tâche sera créée.

Pour gérer les droits sur la fonctionnalité « Forcer l'affectation », il vous suffit d'aller dans le menu Paramètres -> Groupes

Suppression d'un événement

Clic droit sur l'événement puis "supprimer".

Durée de la tâche

Dates et heures
Sélectionnez les dates de début et de fin aisni que les heures ou "journée entière".

Bouton « Créneau horaire »
Afin de vous faire gagner du termps, vous pouvez créer jusqu'à 4 créneaux horaires au sein de la fenêtre. Lorsque vous cliquerez sur l'un de ces boutons, les heures définies seront automatiquement assignées. Pour définir les créneaux, allez dans le menu Paramètres -> Options -> "Horaires"

Options des événements

PlanningPME Web Access est un logiciel en ligne complètement paramétrable. Il a initialement un aspect simple et peut devenir plus compliqué selon les options que vous choisissez d'activer depuis le menu : Paramètres -> Options -> Tâche

Nombre de ressources par défaut
Choisissez si vous souhaitez que par défaut, il y ait une ou plusieurs ressources par tâche. Si vous cochez « Plusieurs », l'onglet « ressources » apparaîtra par défaut dans la fenêtre « Evenement ».

Affecter une seule tâche en même temps à une ressource
Si vous décochez cette option, vous pourrez affecter plusieurs tâches à une même ressource en même temps sans avoir de message d'alerte.

Ne pas ajouter de nouveaux libellés
Si vous choisissez cette option, tous les nouveaux libellés de tâche que vous saisirez à la volée en créant un nouvel événement sur le planning ne seront pas ajoutés dans la liste des libellés de tâches du menu Données -> Tâches.

Affichez l'onglet facturation dans la tâche
Lorsque vous allez créer une tâche, un onglet supplémentaire « Facturation » apparaîtra.

Affichez une pause
Vous pourrez préciser un temps de pause lors de la création d'un événement.