Planning Prévisionnel | Comment le créer et avec quels outils ?
En résumé
Réussir à bien planifier ses tâches organisationnelles s’avère un enjeu de taille pour une entreprise. Surtout quand on sait que 25 % des échéances de projet n’ont pas été respectées par les employés en 2022 . Parmi les solutions pour gagner en efficacité, le calendrier prévisionnel se révèle un dispositif puissant pour améliorer sa productivité. Comment créer un planning prévisionnel ? Quelles sont les étapes à suivre ? Et quels outils utiliser pour passer à une organisation du travail plus agile ? On vous explique tout.
Comment créer un planning prévisionnel : étapes et outils
Qu’est-ce qu’un planning prévisionnel ?
Définition
Le planning prévisionnel est un outil redoutablement efficace en gestion de projet.Présenté sous la forme d’un tableau, d’un calendrier ou d’une liste, il offre une représentation visuelle claire de la charge de travail pour les semaines ou les mois à venir.
Aussi appelé plan ou calendrier prévisionnel, ce type de planning permet :
- d’établir l’organigramme du projet et les étapes à suivre ;
- de fixer les objectifs à atteindre ;
- de prévoir les ressources nécessaires pour chaque étape ;
- d’assurer que les tâches définies soient réalisées dans les délais.
En un coup d’œil, vous pouvez ainsi vérifier les missions en cours, les dates butoirs, les rendez-vous clients, ou les congés et les absences de vos employés.
Différence entre planning prévisionnel et diagramme de Gantt
Ces deux outils répondent à des objectifs différents. Le planning prévisionnel fournit une vision globale d’un projet tandis que le diagramme de Gantt s’attache davantage au processus de réalisation : il détaille l’ordre prédéfini des tâches, leur enchaînement, leur état d’avancement et, surtout, leur interdépendance entre elles.
Le diagramme de Gantt se présente sous la forme de barres horizontales. Il met en évidence la méthode du chemin critique d’un projet, c’est-à-dire, la plus longue séquence de tâches à exécuter pour achever le projet dans les délais. On constate ainsi qu’un retard sur l’une des tâches impacte les délais de livraison du projet final.
Différence entre planning prévisionnel et rétroplanning
Un planning prévisionnel fonctionne de manière chronologique. À l’inverse, comme son nom l’indique, le rétroplanning est élaboré à rebours : il part de la date d’achèvement souhaitée d’un projet et positionne chaque tâche à réaliser en remontant dans le temps.
Par ce procédé, le rétroplanning est moins flexible qu’un planning prévisionnel et permet peu d’ajustements en cas d’imprévus.
Exemples de calendrier prévisionnel
Le planning prévisionnel de projet
Prenons l’exemple d’un planning prévisionnel de projet de développement d’un site web, et suivons les phases :
- Semaine 1 : Phase de préparation (réunion avec le client pour comprendre ses besoins et élaboration du cahier des charges)
- Semaines 2 et 3 : Phase de conception du site (maquettes graphiques)
- Semaines 4, 5 et 6 : Phase de développement web et création de contenu
- Semaine 7 : Phase de tests et de corrections
- Semaine 8 : Phase de déploiement du site internet
Un tel planning prévisionnel définit des jalons pour chaque cycle de vie. Ce schéma facilite la visualisation des étapes pour les équipes concernées.
Le planning prévisionnel de travaux
Le calendrier prévisionnel permet aussi de modéliser les étapes à exécuter sur un chantier. Voici un exemple pour la construction d’une maison sur plusieurs mois :
- Semaine 1 : Préparation du chantier et installation du site
- Semaines 2 et 3 : Opération de démolition et de déblaiement pour préparer le terrain
- Semaines 4 à 6 : Gros œuvre (fondations, soubassement)
- Semaines 7 à 10 : Élévation des murs, édification des planchers et étages
- Semaines 11 et 12 : Travaux d’électricité et de plomberie
- Semaines 13 et 14 : Pose des sols et des menuiseries pour finaliser l’esthétique du bâtiment
- Semaines 15 et 16 : Travaux de finition (peinture, revêtements muraux, etc.)
- Semaine 17 : Nettoyage du chantier et remise des clés de la maison au propriétaire
Bien séquencé, ce type de planning de chantier permet le respect des délais fixés par vos clients.
À quoi sert un planning prévisionnel ?
Faire un planning prévisionnel en entreprise
Quelle que soit votre activité (indépendant, PME ou grosse entreprise), un planning prévisionnel reste un puissant instrument pour piloter votre gestion de projet. Il vous permet de :
- respecter les délais ;
- assurer le suivi des projets ;
- mobiliser les ressources dont vous avez besoin au moment opportun ;
- et surtout, ne rien oublier !
Un plan prévisionnel pointe les périodes de forte activité. C’est particulièrement utile pour planifier une nouvelle mission et trouver un créneau, sans mettre en péril vos autres échéances.
Avantages d’un planning prévisionnel
Alléger votre charge mentale
Report d’une réunion, changement de date à la dernière minute… Quand on gère une entreprise, il est impossible de tout faire de tête. Grâce au planning prévisionnel, vous pouvez ajuster vos agendas d’un simple clic. Finis les pense-bêtes égarés et les oublis !
Gagner du temps
Le planning prévisionnel permet de combiner votre agenda professionnel avec ceux de vos intervenants : un gain de temps précieux pour coordonner les activités de chacun et se recentrer sur les tâches essentielles.
Booster votre productivité
Avec une bonne planification, vous favorisez votre productivité en restant focalisé sur vos objectifs. Plus de perte d’énergie à rechercher les informations dans vos mails ou auprès de vos interlocuteurs : tout est centralisé au même endroit.
Faciliter les échanges et le travail collaboratif au sein de votre société
En communiquant les plannings en ligne en temps réel, vous améliorez le partage d’informations au sein de votre entreprise. Ce fichier commun, consultable à distance, fournit à chacun une répartition claire des tâches. Idéal pour vos employés en télétravail ou en déplacement.
Les 5 étapes à suivre pour réussir son planning
- Répertorier les différentes tâches du projet :
Listez toutes les tâches indispensables à la réalisation du projet. Puis divisez-les en sous-ensembles pour définir des lots de travail. Avec un tel découpage, vous bénéficierez de plus de visibilité sur l’intégralité des activités à effectuer.
- Hiérarchiser ces tâches par ordre chronologique :
Ordonnez les activités, puis déterminez les priorités : certaines tâches doivent être réalisées en premier pour permettre le bon déroulement du projet.
- Fixer le temps nécessaire de chaque tâche et leur échéance :
À vous de définir combien de temps va durer une tâche et de lui fixer une date de début et une date de fin. Cette étape est déterminante : elle doit être pensée de manière précise et objective pour être réalisable.
- Évaluer les ressources indispensables
Vous devez affecter les ressources humaines, matérielles ou budgétaires à chaque tâche afin qu’elle soit bien menée à terme.
- Répartir les tâches auprès de vos équipes :
Afin de finaliser la planification, désignez des responsables pour chacune des tâches listées. N’oubliez pas de prendre en compte les contraintes (autres missions, congés, jours fériés, etc.).
Exemples d'outils pour réaliser son planning
Faire un planning prévisionnel est réalisable sur plusieurs types de supports. À vous de trouver celui qui est le plus adapté à vos besoins.
Créer un planning prévisionnel dans Excel
Vous ne jurez que par le célèbre tableur ? Bonne nouvelle : vous pouvez élaborer votre plan prévisionnel sur Excel. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :
- concevoir son planning de A à Z à partir de ses propres données ;
- recourir aux semainiers préétablis par Microsoft ;
- ou télécharger nos modèles de planning prévisionnel Excel gratuitement.
Une fois la feuille de calcul ouverte, il ne vous reste plus qu’à compléter les champs et personnaliser le document en fonction de votre activité. Notez que même à partir d’exemples prêts à emploi, la mise en forme sur Excel peut s’avérer fastidieuse. Ce qui accroît le risque d’erreurs de saisie !
Utiliser un logiciel de planning prévisionnel
Un logiciel de planning prévisionnel tel que PlanningPME se révèle un véritable tableau de bord. Pour créer votre agenda, respectez les tutoriels et renseignez vos informations. Le logiciel met à votre disposition de très nombreuses fonctionnalités dédiées à la gestion de projet : historique et suivi, rapports statistiques, etc. Vous pourrez obtenir des données pertinentes pour améliorer vos process.
Autre avantage de poids : ce type d’outil propose souvent un système d’alertes et de rappels pour suivre les délais et les échéanciers de projet.
Choisir une application de planning prévisionnel en ligne
En passant par une application de planning prévisionnel en ligne, quelques clics suffisent pour bénéficier d’un système de planification ultra-performant. Entièrement sécurisé, il se transforme en espace collaboratif, consultable depuis n’importe quel appareil connecté. Intuitive, l’application est aussi facile à prendre en main. N’hésitez pas à essayer notre planning en ligne gratuit pendant 30 jours, le temps de vous faire une idée.
FAQ
Créer un planning prévisionnel vous tente, mais vous avez encore des questions ? PlanningPME vous répond
De la simple feuille de papier au tableau de bord numérique, il existe une multitude d’outils vous permettant de réaliser un planning prévisionnel. À vous de choisir la méthode qui vous correspond le mieux.
Tout dépend de votre activité. Pour les projets à long terme ou de grande envergure, privilégiez un planning annuel. Si vos projets sont en perpétuelle évolution et requièrent des ajustements constants, optez pour un planning mensuel ou hebdomadaire.
Si vous souhaitez gagner en temps, en énergie et en productivité dans votre activité, la réponse est oui. Le planning prévisionnel n’est pas seulement réservé aux entreprises. Vous pouvez l’utiliser au quotidien pour organiser méthodiquement vos missions et mutualiser votre agenda avec celui de vos clients.