Logiciel de planning pour la médiation sociale
Organiser permanences, itinérance et ateliers avec PlanningPME
- Le secteur : un accueil de proximité… fixe et itinérant
- Pourquoi le planning est un sujet “métier” pour les médiateurs
- 8 avantages de PlanningPME pour vos équipes de médiation
- Ce que PlanningPME apporte spécifiquement aux structures de médiation sociale
- Tableau comparatif : tableur vs tableau papier vs PlanningPME
- 3 cas concrets d’utilisation du planning au quotidien
- Mettre en place PlanningPME sans alourdir vos journées
- Un planning qui protège le service… et l’équipe
- FAQ
En résumé
Dans une structure de médiation sociale et d’accès aux services publics (type guichet, équipes mobiles, médiation transports, ateliers numériques), le planning n’est pas “juste” un tableau d’horaires : c’est l’outil qui sécurise l’accueil, la continuité de service et la qualité de l’accompagnement. Entre permanences multi-sites, interventions “aller-vers”, ateliers collectifs, temps de déplacement, absences et habilitations, la planification devient vite complexe. Les salariés (médiateurs, coordinateurs, référents) ont besoin d’un planning clair, partagé et fiable, consultable sur le terrain.
Le secteur : un accueil de proximité… fixe et itinérant
Les espaces de médiation reposent sur un accompagnement humain, gratuit, souvent sans rendez-vous, dans un lieu fixe ou itinérant, avec accès possible à un espace numérique. Ils permettent de traiter un large spectre de démarches (fiscalité, emploi, retraite, identité…), grâce à un bouquet de partenaires nationaux. Dans la médiation sociale, la mission est aussi d’agir sur le lien social, l’accès aux droits, et la prévention/gestion de tensions ou conflits du quotidien.
Conséquence directe pour les équipes : la journée type alterne accueil, accompagnement administratif, médiation numérique, actions collectives, et parfois médiation en transport (bus/ferroviaire), avec une part importante d’imprévus.Pourquoi le planning est un sujet “métier” pour les médiateurs
Dans ce secteur, un planning efficace doit répondre à des contraintes très concrètes :
- Multi-activités : permanences, accompagnement opérateurs (ex. finances publiques), ateliers numériques individuels/collectifs, actions de prévention des conflits, animations thématiques (mobilité, écogestes, etc.).
- Multi-publics : jeunes, seniors, actifs, publics en réinsertion, personnes en situation de handicap… (donc des compétences relationnelles et des postures adaptées).
- Multi-sites + itinérance : un même salarié peut enchaîner un point d’accueil, une “escale” terrain, puis un atelier.
- Temps incompressibles : déplacements, coordination, réunions, saisies de statistiques, tutorat/formation.
- Habilitations & compétences : certains créneaux nécessitent une habilitation et/ou une compétence spécifique.
- Absences à absorber sans casser le service : congés, maladie, récupération, formation.
Un tableur peut fonctionner… jusqu’au moment où l’équipe grandit, que l’itinérance augmente, et que les remplacements doivent être gérés en minutes, pas en heures.
Voir nos modèles de planning de travail
8 avantages de PlanningPME pour vos équipes de médiation
- Multi-sites et itinérance lisibles : qui est où, à quel moment, sur quel type d’action.
- Planification par compétences / habilitations : affecter les bonnes personnes aux bonnes permanences (gestion des compétences disponible dans PlanningPME Web Access).
- Gestion des véhicules : lors de la planifiation d'une équipe terrain, réserver un véhicule en même temps afin d'éviter les conflits de réservation.
- Intégration des temps “invisibles” : déplacement, coordination, saisies de stats - pour un planning réaliste.
- Récurrence des activités : créer des permanences répétitives (hebdo/mensuelles) et ne modifier que les exceptions.
- Droits d’accès : chaque utilisateur voit uniquement le niveau d’information adapté
- Reporting + export Excel : extraire l’activité et construire des tableaux de bord (export/synchronisation avec Excel).
- Accès web & synchronisation agenda : consultation simple pour le terrain, et possibilité de synchroniser avec Google Calendar selon configuration.
Ce que PlanningPME apporte spécifiquement aux structures de médiation sociale
PlanningPME est pensé pour planifier des ressources (humaines & matérielles) et des activités dans un calendrier partagé : idéal quand vous gérez à la fois des médiateurs, des permanences, des actions collectives et une mobilité terrain. En pratique, vous pouvez structurer votre planning autour de 3 briques :
- Ressources humaines
Équipe de médiateurs, chargés d’accueil, coordinateurs divers
- Ressources matérielles
Flotte de véhicules, salles/espaces , et matériel partagé
- Activités et états des tâches
Exemples d'activités : permanence, accompagnement, atelier numérique, médiation transport, réunion, formation, temps de déplacement. Exemples d'états de tâches pour une lecture opérationnelle du planning : non commencé / en cours / terminé / en attente / différé
Tableau comparatif : tableur vs tableau papier vs PlanningPME
| Critère | Tableur (Excel/Sheets) | Tableau papier | PlanningPME |
|---|---|---|---|
| Mise à jour en temps réel (multi-utilisateurs) | Partiel (versions) | Non | Oui |
| Permanences multi-sites / itinérance | Manuel | Manuel | Oui |
| Compétences / habilitations | Manuel | Non | Oui |
| Absences (congés, maladie, récup, formation) | Manuel | Manuel | Oui |
| Remplacements en cas d’imprévu | Difficile | Difficile | Oui |
| Véhicules / matériels | Peu adapté | Non | Oui |
| Temps de déplacement | Manuel | Manuel | Oui |
| Droits d’accès (coordination vs équipes) | Limité | Non | Oui |
| Exports & reporting (activité, volumétrie) | Oui | Non | Oui (dont export Excel) |
| Accès mobile / terrain | Partiel | Non | Oui (accès web) |
3 cas concrets d’utilisation du planning au quotidien
1) Permanences : garantir l’ouverture malgré les absences
Un matin, une absence maladie tombe. Sans outil, on passe en “mode panique” : appels, messages, Excel modifié en urgence… et parfois une information n’arrive pas à temps au bon endroit.
Avec PlanningPME, le coordinateur voit immédiatement :
- qui est disponible sur le créneau (et pas déjà en déplacement ou en atelier)
- qui possède l’habilitation nécessaire
- quelles permanences sont critiques (accueil sans rendez-vous, flux attendu, etc.)
Résultat : remplacement plus rapide, moins de stress, et un accueil maintenu.
2) Équipe mobile : planifier médiateurs, véhicules et temps de trajet
En itinérance, le vrai sujet n’est pas uniquement “qui travaille”, mais qui travaille où, avec quoi, et combien de temps.
Dans PlanningPME, vous planifiez :
- les équipes terrain
- le véhicule
- l’escale (quartier/commune/point d’accueil)
- le temps de déplacement comme une activité à part entière
Vous évitez ainsi les conflits de réservation: : un véhicule est réservé deux fois en même temps ou un atelier est prévu à 14h sans prendre en compte le temps de trajet de 45 min.
3) Ateliers numériques & actions collectives : équilibrer animation et accueil
Les ateliers d’inclusion numérique et les animations thématiques sont essentiels… mais ils ne doivent pas “aspirer” tout le temps disponible au détriment de l’accueil.
PlanningPME permet de visualiser la semaine avec une lecture simple des activités: :
- Accueil / permanences
- Ateliers collectifs
- Accompagnement individuel
- Temps de coordination
Objectif : Avoir une charge mieux répartie, des ateliers maintenus et une qualité d’accueil stable.
Mettre en place PlanningPME sans alourdir vos journées
- Définir les grandes familles d’activités (accueil, démarches admin, numérique, transport, atelier, coordination, déplacement).
- Lister les compétences/habilitations utiles (p. ex. prévention des conflits, publics spécifiques).
- Structurer les sites (fixes + itinérants) avec des libellés clairs et homogènes.
- Standardiser les absences (congés, maladie, récup, formation) pour fiabiliser la disponibilité.
- Installer une routine : un point hebdo de coordination + une règle simple pour les changements (qui valide, qui informe).
Un planning qui protège le service… et l’équipe
Dans la médiation sociale, l’enjeu n’est pas de “remplir des cases”. C’est de tenir la promesse de proximité : accueillir, orienter, accompagner, parfois apaiser. Avec un planning partagé et structuré, vous réduisez la charge mentale, vous rendez les remplacements plus fluides, et vous redonnez de la visibilité à celles et ceux qui sont sur le terrain — exactement là où la qualité de service se joue.
Ils nous font confiance
PlanningPME, c'est un outil simple et complet offrant une gestion de planning efficace et élaborée, compilant selon ses besoins, des ressources (humaines et matérielles), des compétences, fonctions, projets, regroupements, clients,…. Et bien sûr des tâches, des dates et horaires. Il est aussi permis de calculer le temps passé sur les différentes activités, ou le temps d'utilisation des ressources matérielles, les absences, le coût en direction du client, d'effectuer des statistiques, de communiquer par mail automatiquement, etc..En résumé, un logiciel de planning à conseiller. A Bagneux nous l'utilisons pour la gestion des cars, la gestion des prêts de matériels informatiques, la gestion du personnel, etc..
Mairie de Bagneux
FAQ
Oui : vous planifiez les permanences et vous sécurisez la présence des bonnes compétences sur les plages d’accueil, tout en gardant de la place pour l’imprévu (remplacements, renforts).
Oui : vous pouvez planifier des ressources humaines et matérielles dans le même outil, ce qui évite les conflits de réservation et simplifie l’organisation des tournées.
Vous pouvez extraire des données et exporter vers Excel pour consolider des indicateurs (volumétrie, répartition des actions, temps par activité) et construire vos tableaux de bord.
Oui : PlanningPME Web Access permet de gérer les compétences et d’affecter des activités spécifiques en conséquence — utile pour les habilitations et les actions sensibles.
